Per un avvocato, scambiare messaggi su WhatsApp o via SMS con il proprio cliente è, o dovrebbe essere, una cosa normale.
Sono ancora numerosi, però, i professionisti che non accettano che un cliente si rivolga a loro con questo mezzo e molti di loro preferiscono servirsi di modi di comunicazione più formali perché temono altrimenti di essere coinvolti in conversazioni di lavoro a tutte le ore del giorno e della notte.
Il Consiglio Nazionale forense, che sugli aspetti e le prassi di comunicazione dell’avvocato non ha mai brillato per spirito di innovazione, ha concluso che non c’è nulla di male nell’utilizzo della messaggistica rapida. Nell’esaminare in secondo grado un procedimento disciplinare contro un avvocato incolpato di aver utilizzato a sproposito i messaggini, il CNF ha ritenuto che l’uso di WhatsApp sia corretto e consenta «una comunicazione più immediata e veloce» e «per molti aspetti, ormai rappresenta un vero e proprio metodo di comunicazione avente anche valore legale». (Sentenza n.28 del 2021 commentata anche da Il Sole 24 Ore il 26 luglio 2021).
L’avvocato che non ama WhatsApp
Gli argomenti a sfavore dell’uso della messaggistica sono sostanzialmente due:
- l’uso indiscriminato della chat da parte del cliente costringe ad attività ulteriori (gratuite) rispetto a quelle che effettivamente sono richieste e legittime;
- la chat, a causa della sua naturale immediatezza, azzera la distanza nel rapporto avvocato – cliente e questo non è né corretto né salutare.
Queste posizioni di rifiuto provocano generalmente nel cliente una reazione di diffidenza, negativa per il rapporto con il legale di fiducia.
Così come la lettera è stata soppiantata dal messaggio di posta elettronica, altrettanto, o forse più velocemente, la telefonata è stata sostituita dal messaggio di testo che, a dispetto di quanto i detrattori pensino, è meno invadente e molto più efficiente, anche per la sua indubbia funzione di pro-memoria del contenuto delle conversazioni.
L’avvocato non deve far discendere dall’esigenza di rispetto del proprio ruolo una indisponibilità all’uso di strumenti che oramai sono entrati nell’uso comune.
Soprattutto non deve equivocarne l’utilizzo solo per la pigrizia di imparare a utilizzarli correttamente.
Impegnarsi ad usare WhatsApp correttamente è un investimento migliore che evitarlo dando per scontato che non sia utile o appropriato.
L’applicazione viene aggiornata continuamente e fornisce gratuitamente numerosi strumenti per chi non voglia dipenderne ma allo stesso tempo debba farne uso.
Sta all’utente scegliere l’approccio più adatto alle proprie esigenze e abitudini così da educare i clienti e gli altri interlocutori a condividere regole di comportamento.
Come l’avvocato può usare correttamente WhatsApp
Anche la Pubblica Amministrazione, di solito cronicamente in ritardo, si sta evolvendo. Tutti abbiamo ricevuto l’SMS dal Ministero della Salute con i dati per la somministrazione dei vaccini e i codici per il Green Pass.
Messaggiare con un cliente è di indiscussa utilità per comunicazioni dell’ultimo momento, agili e dirette tra cliente e avvocato.
Alcune funzioni consentono, meglio di altre, l’utilizzo corretto dell’applicazione di messaggistica, vediamole in sintesi.
- Le conversazioni possono essere «silenziate»
Non si è costretti a ricevere un suono di notifica ogni volta che l’interlocutore invia un messaggio. Si può, in questo modo, decidere in quale momento della giornata dedicarsi alla lettura e alla risposta. - Si può escludere la notifica di lettura del messaggio.
Chi lo invia, in questo modo, non saprà se il destinatario abbia letto o meno il messaggio. Non potrà quindi considerarlo come ricevuto fino alla risposta vera e propria, che ne costituirà conferma. Si potrà leggere il messaggio ma decidere che uso farne, se dare, ad esempio, una risposta immediata o meno. - WhatsApp si può utilizzare anche in versione Desktop
L’applicazione può essere installata sul computer ed essere sincronizzata istantaneamente con quella presente sullo smartphone. L’utilizzo a video consente di visualizzare i messaggi durante l’orario di lavoro senza distogliersi per guardare il telefono. Consente inoltre di rispondere in maniera articolata, usando entrambe le mani e tutte le dita per scrivere.
La sintesi richiesta dalle chat a volte ne scoraggia l’uso perché non garantisce al messaggio di essere sufficientemente dettagliato e quindi corretto.
Grazie alla versione Desktop invece, si potrà scrivere su un messaggino, quanto si sarebbe potuto scrivere su una e-mail. - Si possono usare due numeri diversi per l’uso personale e quello professionale
Questa opportunità è persino banale, ma probabilmente non è la più comoda. - Si può utilizzare la versione professionale di WhatsApp.
Last but not least, questa versione dell’applicazione consente anche di impostare messaggi di risposta automatica (come ad esempio«Grazie del suo messaggio, le risponderò appena possibile»), che avranno l’effetto di filtrare le conversazioni, facendo chiaramente comprendere che spetta al professionista decidere se e quando il messaggio verrà elaborato.
La consulenza via WhatsApp?
Insieme ad altre impostazioni utili che aiutano a salvare spazio nel telefono, classificare i messaggi in ordine di importanza, archiviare le chat e creare conversazioni di gruppo, l’uso consapevole di questa applicazione (e delle altre simili come Telegram, ad esempio), consente all’avvocato di essere percepito come disponibile, contemporaneo e adeguatamente equipaggiato per rispondere a una domanda di servizi articolata e non più solo tradizionale.
Senza sottrarsi alla comunicazione diretta, sarà facile far capire a chi si spinge a chiedere una consulenza via WatsApp che questa può essere erogata solo dopo lo studio della pratica e l’impostazione di un rapporto, anche economico, tra assistito e cliente.
Dedicheremo in seguito un approfondimento sull’utilizzo di WhatsApp in funzione di broadcasting, cioè come strumento di comunicazione rivolta non ad un singolo cliente, ma a tutta la clientela attuale e potenziale.
Continuate a seguire il blog.
