Le newsletter rappresentano uno degli strumenti più efficaci nell’ambito dell’e-mail marketing perché consentono agli studi che vogliono comunicare con i propri clienti di gestire, coltivare e rafforzare le relazioni con il loro pubblico di riferimento e di mantenere sotto controllo i costi.
Cosa si intende per newsletter nella comunicazione legale?
Una newsletter è un servizio che prevede l’invio di comunicazioni via e-mail in risposta a una richiesta esplicita, anche come accettazione di una proposta, da parte del destinatario.
Al momento dell’iscrizione alla newsletter, l’utente deve essere messo al corrente sulle policy di gestione dei dati personali e leggere l’informativa privacy, così da fornire i propri dati personali (di solito nome, cognome ed e-mail), in maniera consapevole.
Eventuali trattamenti ulteriori dei dati, come la profilazione a scopo di marketing, richiedono un consenso separato e specifico.
La base per l’invio di una newsletter è una privacy policy di studio completa e conforme alla normativa europea e nazionale. Lo studio abitualmente raccoglie l’autorizzazione al trattamento dei dati personali per la gestione delle pratiche, ma è tenuto a informare gli utenti sulle attività svolte con le loro informazioni private e questa policy privacy dovrà essere chiara e accessibile.
La policy privacy dello studio legale
In conformità con il GDPR (il regolamento generale sulla protezione dei dati), la privacy policy deve essere semplice, lineare e comprensibile, e deve includere informazioni dettagliate sui dati trattati, le modalità di trattamento, le finalità di utilizzo, i servizi di terze parti utilizzati, i diritti degli utenti, le modalità di gestione delle richieste e le misure di sicurezza adottate. È inoltre essenziale che il testo della privacy policy sia facilmente visibile e consultabile sul sito web di studio.
La policy deve dettagliare i seguenti aspetti:
- l’elenco dei dati trattati;
- le modalità di trattamento;
- le finalità di utilizzo, inclusa l’eventuale trasmissione a scopi commerciali;
- i servizi di terze parti utilizzati;
- i diritti degli utenti in merito al consenso e al trattamento dei dati;
- le procedure per gestire le richieste degli utenti in merito ai loro diritti;
- i mezzi di comunicazione utilizzati, come e-mail o posta ordinaria;
- le misure di sicurezza adottate.
Inoltre, il GDPR richiede che il testo della privacy policy sia facilmente accessibile sul sito web aziendale, incluso il link nel modulo di iscrizione alla newsletter e nelle e-mail.
Come rendere le newsletter dello studio legale conformi alle normative del GDPR
La non conformità alla normativa GDPR può comportare multe significative (si va dalle decine di migliaia di euro fino anche ad alcuni milioni), e implica verifiche periodiche successive da parte dell’Autorità Garante per la Privacy. È quindi fondamentale rendere la propria newsletter conforme alla normativa attraverso:
- la definizione chiara delle proprie attività e dei dati personali raccolti;
- l’informazione sui fornitori terzi coinvolti nella gestione delle e-mail;
- un consenso preventivo per il trattamento dei dati personali;
- la presenza di un link di revoca del consenso;
- l’archiviazione di conensi ottenuti.
L’adeguamento alla normativa GDPR, è quindi un passo fondamentale per condurre in modo corretto le operazioni di e-mail marketing e proteggere la reputazione e l’affidabilità dello studio.
