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Smart working e well being: una nuova dimensione organizzativa

Il lockdown degli scorsi mesi ci ha messi di fronte alla consapevolezza che lo smart working non solo è possibile ma offre anche tutta una serie di vantaggi, se pianificato correttamente.

Il lavoro a distanza, come di prassi accade di fronte ad una qualsiasi novità che travolge improvvisamente la società, ha diviso l’opinione pubblica:

  • c’è chi lo etichetta come una modalità di lavoro alienante
  • e c’è chi, invece, anche ora a emergenza (speriamo) passata, non può più farne a meno.

I detrattori dell’home working potrebbero, in realtà, non aver colto le sue potenzialità benefiche, tra cui un migliore bilanciamento tra vita privata e lavorativa, un risparmio dei costi “vivi”, la riduzione dello stress, soprattutto da pendolarismo, maggior tempo da trascorrere in famiglia, ecc.

Come trasformare l’home working in smart working?

Molti avvocati hanno ritenuto di “convertire” il proprio studio fisico in uno studio virtuale con enormi vantaggi in termini soprattutto di costi, ma non sarà un passaggio facile, né privo di insidie.

C’è chi, abituato a lavorare per obiettivi, parte di una community consolidata come quella dei co-working o dei cosiddetti “nomadi digitali”, è ormai allenato a organizzare consapevolmente lavoro, sviluppo di relazioni e tempo per sé. Ma chi questo esercizio lo ha fatto per la prima volta durante il lockdown potrebbe essersi reso conto che realizzare questo intreccio in maniera sana e produttiva non è sempre facile.

Come in tutte le cose, occorre allenamento, ma per lo studio legale occorre qualche attenzione in più!

Qual è allora la ricetta per un home working consapevole e quindi veramente smart?

Gli ingredienti sono:

  1. rimanere produttivi e connessi con il proprio team;
  2. curare il proprio benessere fisico;
  3. rinforzare il benessere mentale e la creatività;
  4. imparare a gestire i tempi e gli spazi in maniera adeguata;
  5. non dimenticare le esigenze di privacy e riservatezza del cliente.

Rimanere produttivi e connessi al proprio team

Le relazioni interpersonali sono imprescindibili per ogni essere umano. È importante mantenere sempre vivi i rapporti con i colleghi di studio e, per farlo in maniera efficace, si possono individuare alcuni step fondamentali:

  • utilizzare app e sistemi gestionali per stabilire obiettivi condivisi e fissare gli appuntamenti in modo tale da aiutare tutti nella gestione e nel rispetto delle scadenze (Microsoft Planner, Trello, Asana);
  • utilizzare i sistemi di videoconferenza (chi ormai non ha un account di Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Slack, Zoom o quantomeno il vecchio e fedele Skype?);
  • non dimenticare la socialità: si può fare leva sulla tecnologia anche per mantenere vivi quegli importanti momenti conviviali che vanno dalla pausa caffè al festeggiamento delle ricorrenze;
  • utilizzare spazi che consentano di mantenere private le conversazioni;
  • organizzare call di networking con i colleghi incontrati magari durante un convegno in trasferta e che avevamo rinunciato a contattare perché troppo distanti geograficamente;
  • sperimentare nuovi strumenti di networking (ad es. LinkedIn Sales Navigator);

Curare il proprio benessere fisico

Lavorare da casa rischia di farci diventare tutti un po’ più pigri, perché non dobbiamo effettuare spostamenti e tutto è a portata di mano (forse anche troppo).

L’importante è non lasciarsi andare. Il decoro della professione passa anche attraverso il decoro personale: lavorare da casa in pigiama è bello e porta con sé un certo rilassamento per un po’, ma col tempo rischia di diventare motivo di inerzia e perdita di concentrazione. Mantenere la distinzione tra abito da casa e da lavoro (anche se più casual del solito) resta un ottimo modo per non dimenticarci della cura della nostra persona. E ci permette di essere sempre pronti per le videochiamate!

Sostenere il benessere mentale e la creatività

Lavorare in smart working dalla propria abitazione può portare ad un overburn, ma è possibile evitare questo rischio attraverso alcuni piccoli accorgimenti:

  • stabilire degli orari. L’importante è che ci sia una routine. Fissate l’ora del caffè, quella del meeting quotidiano per aggiornarsi e quella delle risposte ai clienti. Interrompersi continuamente è controproducente: a ogni ora, la sua attività;
  • offrire o frequentare consulenze individuali e coaching psicologico a distanza.

Imparare a diversificare i tempi e gli spazi

Non siamo tutti uguali. Ognuno ha le sue esigenze e le sue preferenze. Ci sono persone che si svegliano la mattina alle 5 per allenarsi e che sono al massimo della loro produttività tra le 6 e le 10 del mattino. Ci sono altre persone per le quali, invece, il suono della sveglia al mattino presto è un trauma superabile solo a forza di ingenti dosi di caffeina. Queste stesse persone, però, sono le stesse che alle 22 potrebbero sostituirsi a Nadal alla finale di Wimbledon del 2008 contro Federer.

Il lavoro d’ufficio con i suoi rigidi schemi non consente certamente di mettersi al pc nelle nostre ore più produttive.

Lo smart working permette, invece, di essere produttivo al nostro personale massimo (salve le udienze e gli appuntamenti con i clienti che, peraltro, potrebbero preferire un appuntamento online anche prima o dopo il classico orario d’ufficio durante il quale rimangono costretti).

Di non secondaria importanza il concetto dello spazio. Quanti di voi si sono resi conto che lavorare con vista mare quest’estate proprio male non è? Sempre di lavoro si tratta ma il contesto può fare la differenza.

Non dimenticare le esigenze di privacy e riservatezza del cliente

Ultima ma non ultima per importanza è la necessità di garantire la privacy e la riservatezza dei propri clienti.

Gli avvocati sono depositari di dati sensibili che vanno sempre protetti e salvaguardati. Per fare questo è importante dotarsi di strumenti ulteriori rispetto a quelli usuali di studio, che consentano l’adattamento delle esigenze di riservatezza al contesto casalingo.

Alcuni accorgimenti da utilizzare:

  • predisposizione di una policy di studio ove siano indicate specifiche linee guida di comportamento;
  • dotarsi di cuffie in modo tale che gli altri componenti della famiglia o eventuali estranei non ascoltino le conversazioni tra avvocato e cliente;
  • avere a disposizione una stanza che si possa chiudere in modo tale da evitare il passaggio di altre persone e distrazioni durante le call;
  • effettuare gli aggiornamenti di sicurezza del sistema operativo e assicurarsi che i software di protezione (Firewall, Antivirus, ecc.) siano abilitati e costantemente aggiornati;
  • assicurarsi che gli accessi al sistema operativo siano protetti da una password sicura;
  • non installare software proveniente da fonti/repository non ufficiali;
  • bloccare l’accesso al sistema e/o configurare la modalità di blocco automatico quando ci si allontana dalla postazione di lavoro;
  • evitare di cliccare su link o allegati contenuti in email sospette;
  • utilizza l’accesso a connessioni Wi-Fi adeguatamente protette (oltre che prestanti);
  • effettuare sempre il log-out dai servizi/portali utilizzati al termine della giornata lavorativa.

Pare che, tutto sommato, al netto di alcuni piccoli accorgimenti, il lavoro smart offra notevoli vantaggi. E voi? Lavorerete da casa o tornerete in ufficio?

 

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L’autrice di questo articolo è Elisa Moro, Communication, brand & social media manager di Paris & Bold.

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